Consigo obter um EIN sem Social Security Number?

A pergunta aparece constantemente, normalmente numa versão que já assume que a resposta é não. Não é, e a confusão tem uma causa concreta que vale a pena perceber antes de preencher o que quer que seja.

Porque é que as pessoas acham que a resposta é não

O IRS tem um assistente online que emite o número na hora. Valida o número de identificação fiscal da pessoa responsável contra os registos do IRS, por isso não serve a quem não tem SSN nem ITIN. Quem encontra primeiro essa ferramenta, tenta e é travado conclui, com razão aparente, que um EIN exige SSN.

Só que a ferramenta é um canal entre vários. O IRS publica outros três para quem não tem residência legal, local principal de negócio nem escritório principal nos Estados Unidos: telefone, fax e correio.¹ Usam o mesmo formulário e produzem o mesmo número.

Quem é a pessoa responsável

Esta parte merece ser lida duas vezes, porque errar aqui cria problemas que só aparecem mais tarde.

O IRS exige que a pessoa responsável seja um indivíduo que controla a entidade, e determina que os nomeados não podem fazer o pedido.¹ Um nomeado é alguém posto no formulário em vez de quem controla mesmo a empresa — um agente de constituição, por exemplo, ou um familiar com um SSN conveniente.

Há serviços que se oferecem para pôr o seu próprio sócio como pessoa responsável, para a ferramenta online funcionar. Isso consegue o número mais depressa e deixa o IRS com um registo que diz que quem controla a sua empresa é outra pessoa. Quando mais tarde precisar de mudar a pessoa responsável, encerrar a entidade, responder a uma notificação ou provar a um banco quem é dono de quê, está a desfazer uma declaração que já era falsa quando foi feita. Ponha-se a si no formulário e use os canais feitos para a sua situação.

Preencher o formulário

O SS-4 tem uma página. Duas linhas causam quase toda a confusão.

A linha 7b pede o SSN, ITIN ou EIN da pessoa responsável. Quando a pessoa responsável não tem SSN nem ITIN e não é elegível para nenhum, as instruções mandam escrever «foreign» ou N/A.² Não precisa de obter um ITIN primeiro, e não deixa a linha em branco.

A linha 9a pergunta que tipo de entidade é. Uma LLC de sócio único que não optou por ser tratada como sociedade assinala «Other» e escreve «disregarded entity».² Muita gente assinala aqui a caixa de corporation porque a empresa é uma empresa, e isso cria um desencontro entre o que o IRS pensa que é e o que de facto vai declarar.

Quanto tempo demora

Os pedidos por fax são geralmente processados em quatro dias úteis, e os pedidos por correio em cerca de quatro semanas.² Os pedidos por telefone dão o número durante a chamada, e é por isso que a maioria de quem está fora dos Estados Unidos usa essa via, contando com o fuso horário e com a espera.

O ponto prático de planeamento: o EIN fica entre constituir a empresa e abrir conta bancária, e o banco não avança sem ele. Se está a trabalhar com uma data, a via do correio é a que lhe custa um mês em silêncio.

Quanto custa

Nada. O EIN é gratuito.¹ Os serviços que cobram para o obter estão a cobrar por preencher um formulário de uma página em seu nome, o que é legítimo vender e estranho comprar sem saber que a taxa pública por trás é zero.

O que o EIN não faz

O EIN é um número de identificação fiscal da sua entidade. Não é uma opção fiscal, não é uma licença e não é autorização para fazer seja o que for. Três coisas com que é confundido:

• Não é um ITIN. O ITIN identifica uma pessoa; o EIN identifica uma entidade. Pode precisar dos dois, por razões diferentes, e ter um não produz o outro.
• Não é uma conta bancária. Os bancos exigem-no, e depois aplicam as verificações deles por cima.
• Não acaba com as suas obrigações declarativas. Uma entidade desconsiderada norte-americana com dono estrangeiro entrega o Form 5472 com um Form 1120 pro forma, e a coima por não o fazer é de 25 000 dólares, mais 25 000 por cada período de 30 dias em que a falha continue depois da notificação e de 90 dias.³ É a obrigação que se descobre tarde, e é cara.

A lição 2 do curso americano percorre toda a sequência — estado, constituição, EIN, e o que deve depois — com as mesmas fontes.

Os erros que custam tempo

• Tentar a ferramenta online repetidamente e concluir que a resposta é não.
• Deixar um serviço pôr o próprio sócio na linha 7b como pessoa responsável.
• Pedir um ITIN primeiro, a pensar que é um pré-requisito. Não é.
• Assinalar «corporation» na linha 9a para uma LLC de sócio único.
• Escolher o correio porque parece mais seguro, e perder quatro semanas.
• Pagar por algo que o IRS dá de graça.
• Obter o EIN e nunca ouvir falar do Form 5472.